РАЗВИТИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ В ЗАКУПКАХ. ЧАСТЬ 3

Что стоит учитывать HR-менеджерам, руководителям отделов закупок и директорам по закупкам при планировании обучения специалистов закупочной функции в 2025 году.

В предыдущих частях мы рассматривали принципы, структуру, последовательность и мероприятия программы развития. В этой статье мы разберем проведение тренингов. Тренинг – один из элементов программы развития – традиционно привлекает к себе повышенное внимание. Это связано, во-первых, с крепкой верой в его волшебные свойства (и, как ни странно, с частым разочарованием в них), а во-вторых, с высокой стоимостью тренингов. Тем не менее при правильном подходе тренинг является мощным инструментом развития и мотивирующим мероприятием.

Как уже было отмечено, тренинг — это весьма затратное и сложное мероприятие, которое требует вложения большого количества времени, усилий и денег. Хотя в модели 70:20:10 его доля самая малая, в очной форме при надлежащем подходе обеспечивает максимальную эффективность. Поэтому тщательная подготовка к нему необходима, чтобы избежать бесполезной потери времени, сил и финансов и получить требуемый эффект.

Перед подготовкой тренинга необходимо определиться, кого чему необходимо научить. Часто всех закупщиков раз в год отправляют учиться переговорам у неоднозначного тренера или на типовой курс по управлению закупками. При этом стаж, опыт, профиль и компетенции работников не учитываются, что предсказуемо снижает эффективность развития.

По принципу разработки тренинги делят на две группы:

• кастомизированные тренинги разрабатываются или адаптируются под задачи компании,
• коробочные тренинги предлагаются без изменений.

По способу проведения выделяют три группы тренингов:

В нашем кейсе был разработан тренинг для закупщиков нефтегазовой компании по компетенциям: квалификация и выбор поставщика, управление обязательствами.

После анализа всех вариантов был выбран формат модульного тренинга:

Такой набор модулей дает следующие возможности:

• Его можно изучать в любом порядке без внесения корректировок во все модули.
• Состав и количество модулей можно уменьшать и увеличивать, адаптируясь к разным целевым аудиториям и их потребностям.
• Тренинг может провести любой внутренний эксперт (а не тренер) без дополнительного полноценного обучения и потери качества.

Тренинг был разработан компанией, специализирующейся на подготовке различных тренингов. Разработка осложнялась тем, что подобного продукта на рынке не было и, соответственно, не было специалистов, готовых подготовить продукт под ключ. Проект был рассчитан на один месяц, однако работа растянулась практически на три, поскольку приходилось тесно взаимодействовать с внешним провайдером, проводить большое количество очных встреч и вносить правки в подготовленные материалы.

По итогам работы компания получила полный пакет документов: презентация, рабочая тетрадь ведущего, рабочая тетрадь участника, памятка по процессам, раздаточные материалы кейсов и тест участника.

Пример памятки участника:

Пример рабочей тетради ведущего:

На следующем этапе выбрали внутреннего тренера из числа закупщиков, который прошел подготовку и получил материалы. Такого тренера оптимально подготавливать в рамках корпоративного университета и освобождать от непосредственных обязанностей на несколько рабочих дней.

Если тема позволяет, то эффективность тренинга повышается, когда на нем присутствуют эксперты по узким специальностям.

Перед каждой сессией проводится однодневный аудит закупочных процессов: анализ степени их внедрения, правильности применения и умения сотрудников пользоваться ими (правильное заполнение документов, анализ результатов процедур и прочее). После аудита модульный тренинг перестраивается с учетом текущих потребностей.

Перед началом и в конце каждой сессии участников тестируют, чтобы оценить прогресс каждого по итогам двух дней обучения и средний прогресс группы. Эти показатели помогают оценить эффективность тренинга и работы тренера, а также показывают степень вовлеченности работников и их готовности к обучению. Пример вопросов тестирования:

Вот как может выглядеть таблица с анализами результатов тестирования:

В зависимости от темы соотношение теории и практики может меняться. Чтобы участники тренингов лучше понимали нюансы закупок, им полезно предлагать кейсы не только о рабочих ситуациях, но и о бытовых.

Наиболее эффективное развитие компетенций свойственно тренингам, когда группа участников не превышает 25 человек. В помещении для тренинга должны быть флипчарты, достаточное количество бумаги, маркеры и прочий инвентарь.

В завершение тренинга ведущему нужно получить обратную связь от группы: чем была полезна сессия и как участники будут использовать знания в работе. Отвечая на эти вопросы, работники структурируют полученный материал и проецируют дальнейшие действия. Чтобы получить оценку организации тренинга, работы ведущего, удобства помещения и т. д. и повысить качество будущих тренингов, участникам предлагают анкету с оценками.

Если перед компанией стоит задача экономии ресурсов, вместо модульного тренинга с внутренними тренерами и специально разработанными материалами можно провести менее эффективный кастомизированный тренинг с внешним провайдером и экспертами из закупок. Такой тренинг может быть посвящен переговорам, поскольку профессионализм тренера практически невозможно организовать собственными силами.

Если компания выбирает кастомизированный тренинг, основная задача функционального заказчика — погрузить тренера в специфику работы компании, ее закупочных процессов, закупаемых материалов и услуг, существующих правил и т. д. При этом для тренера необходимо сформулировать цель и задачи тренинга и вместе с ним подготовить актуальные кейсы из работы заказчика, сценарий и практические упражнения. Эксперт компании в этом случае контролирует ход тренинга, исключает возможные манипуляции тренером со стороны участников, выступает арбитром в спорных функциональных вопросах.

Если компания планирует проводить тренинги регулярно, стоит развивать внутренних тренеров и внедрять методологии создания тренингов. При организации разового тренинга достаточно коробочного курса с кастомизацией.

Эффективность тренинга, описанного в этом кейсе, оказалась достаточно высокой. В среднем тренинг позволяет улучшить знания на 30%. Двухлетняя программа развития компетенций в компании из кейса позволила в некоторых случаях достичь уровня более 50%.

Главный принцип, которого необходимо придерживаться при разработке тренинга: ТРЕНИНГ НЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ РАДИ ТРЕНИНГА. Не должен он быть и парой дней дополнительного отдыха и развлечения.

Тренинг — это труд, хотя задача компании сделать его максимально интересным и динамичным для участников. Без вовлечения заказчика на всех этапах и необходимых затрат ресурсов на подготовку этого не достичь.