Закупка ПО: как одновременно сделать счастливыми заказчика, закупщика и поставщика?

Закупка ПО: как одновременно сделать счастливыми заказчика, закупщика и поставщика?

Об этом 7 ноября в рамках юбилейной конференции APPM на сессии «Заказчик - Закупщик - Поставщик. Как не оказаться в Бермудском треугольнике?» рассказал Антон Тарасенко, CEO студии мобильных приложений и веб-сервисов DNA Team. Компания работает с 2015 года, на сегодня ее клиентами являются «Мегафон», «Интерфакс», ВТБ и другие крупные игроки рынка. За это время DNA Team не раз принимала участие и выигрывала различные тендеры. Как следствие, накопился большой опыт, которым Антон и поделился с участниками конференции.

Одна из самых распространенных ситуаций на старте сотрудничества, которая впоследствии может привести к разногласиям, — это существенное различие в целях. Заказчик хочет, чтобы было красиво (величина очень субъективная), быстро и желательно у знакомых. У закупщика на первом месте — экономия, равные условия тендера и минимизация затрат. А поставщик при этом хочет показать, как много всего качественного и современного он сможет сделать за достойную оплату.

Как в этом случае прийти к единому знаменателю?

Во-первых, обеспечить четкое техническое задание. По словам Антона Тарасенко, отсутствие детального ТЗ создает массу проблем для всех участников проекта. В условиях неопределенности перед исполнителем стоит дилемма: либо в стоимость работ заложить все возможные риски, что раздует бюджет, либо посчитать минимальную стоимость и потом ругаться по каждой запятой.

Составление грамотного ТЗ, которое облегчит всем жизнь, — достаточно трудоемкий процесс, требующий времени и определенных компетенций как от заказчика, так и от закупщика. Тем не менее задача решается. Четкая методология позволяет исполнителю на начальной стадии разобраться, какой продукт хочет получить заказчик и как его реализовать. Существуют и другие инструменты: тендер на ТЗ, закупка Agile, подробная разбивка по стоимости функционала проекта и так далее. Безусловно, у каждого подхода есть свои плюсы и минусы, и они требуют анализа. Но Антон уверен, что ресурсы, потраченные на обсуждение деталей и грамотное составление ТЗ, кратно окупятся в ходе выполнения работ.

Во-вторых, прозрачное ценообразование. Закупщики и заказчики часто не понимают, из чего складывается цена. Исполнитель, в свою очередь, может не иметь доступа к ключевым данным до заключения контракта (например, к внутренним системам или API для интеграции), ориентируется на аналогичные проекты, которые уже делал, и может заложить в стоимость скрытые резервы, что затрудняет объективное сравнение предложений.

Объективно оценить стоимость проекта можно при помощи все тех же скрупулезных переговоров с заказчиком, анализа рынка и четкого регламента времени — от появления потребности до заявки на покупку, что обеспечивает большие сроки на проведение тендера и формирование коммерческого предложения исполнителем.

Еще один аспект, на который обратил внимание Антон Тарасенко, — это оценка компетенций команды, которая критически важна для успеха проекта. Здесь сложность заключается в том, что исполнителю бывает трудно подтвердить свой опыт и компетенции из-за соглашений о конфиденциальности. При этом он демонстрирует самую топовую команду, в то время как на проекте могут работать другие люди. Поэтому Антон особо подчеркнул, что важно уделить внимание процессам работы и сервисам подрядчика, которые наравне с компетенциями являются значимой характеристикой исполнителя.

В этом случае опыт подрядчиков можно попытаться оцифровать, например, при помощи опросника о профессиональных навыках с оценкой баллами, референсов выполненных проектов из достоверных источников, обезличенных контрактов и актов, информации о выигранных и выполненных тендерах из открытых источников, ТСО, требований к сертификатам и опыту персонала, закрепленным в контракте.

Антон обратил внимание, что современные проекты все чаще реализуются по гибким методологиям разработки Agile, однако закупочные процессы до сих пор адаптированы под Waterfall. Это приводит к несоответствию между реальными ожиданиями заказчиков и формальными требованиями закупки. Проблема ограниченного бюджета чаще лежит на заказчиках, что требует от них более активного участия в процессе планирования. Чтобы минимизировать этот разрыв, стороны должны стремиться к максимальной открытости в предоставлении данных и коммуникации. Важно привлекать конечных пользователей продукта на этапах тендера для более точного понимания их потребностей.

В завершение Антон поделился с участниками конференции чек-листом с вопросами для проверки подрядчиков. Его можно скачать по этой ссылке.