Развитие сферы закупок в HoReCa – это дорога «с двусторонним движением»
Последние годы сфера закупок в сегменте HoReCa претерпела серьезные изменения, а сотрудники, отвечающие за эту сферу на предприятиях, столкнулись с серьезными вызовами. Ситуация усложнилась также тем, что многие отели и рестораны ориентированы на систему снабжения, уделяя, по сути, внимание только транзакционным операциям. При этом команды обладают только общим представлением и базовыми навыками о полноценной стратегически ориентированной системе закупок.
О необходимости и перспективах развития системы закупок в гостеприимстве Фронтдеск.ру решил поговорить с Ольгой Каненковой, Президентом Ассоциации Профессионалов по Управлению Закупками (далее АРРМ). Мы вместе попытались кратко описать текущую ситуацию в сфере закупок, обобщить главные проблемы и вызовы, стоящие перед бизнесом, а также возможности по совершенствованию процессов и привлечению лучших практик.
История вопроса
Для того, чтобы закупки были по-настоящему эффективными, недостаточно просто представлять, что и в каких количествах закупить для гостиницы или ресторана. Не менее важные вопросы – не только «где», «у кого», «на каких условиях» и «как именно закупить», но и как выстроить грамотные долгосрочные отношения с партнерами-поставщиками, как определиться с альтернативами, и еще с десяток разных «как». В этом смысле российская сфера закупок, особенно в cегменте HoReCa, существенно отстает от лучших мировых практик, и перед нами еще очень большой путь развития.
«То, что в мире создано и выстроено за долгие десятилетия, мы в России только начинаем осваивать, - делится Ольга Каненкова, Президент АРРМ. – К счастью, с уходом международных гостиничных брендов страну не «покинул» их опыт и грамотные закупки в HoReCa, которые выстраивали именно сотрудники западных компаний, теперь перешли – или переходят – в российские гостиничные сети, сохранив знания и практики этого мирового опыта, и способность его внедрить уже в отечественных компаниях».
Для развития данной сферы прикладываются определенные усилия, например, «ПИР Экспо» и компания Big Tree с этого года начали проводить регулярные деловые мероприятия для закупщиков в сфере HoReCa в рамках проекта «Завтрак отельера». Теперь же в сотрудничестве с АРРМ запускаются образовательные проекты, проводятся встречи Комитета по закупкам HoReCa, а также реализуются другие проекты.
Ассоциация Профессионалов по Управлению Закупками (АРРМ) — первая российская организация, основанная в июне 2014 года группой энтузиастов – менеджеров по закупкам, предоставляющая возможности для повышения эффективности российского бизнеса через профессиональное развитие функции закупок и сотрудников подразделений. В настоящее время Ассоциация объединяет специалистов по закупкам более 300 компаний практически из всех отраслей российского бизнеса.
Одним из фокусов развития АРРМ является сегмент HoReCa, в который Ассоциация инвестирует существенный объем своих ресурсов и экспертизы, проводя проекты обучения и консалтинга.
Последние годы сфера закупок в сегменте HoReCa претерпела серьезные изменения, а сотрудники, отвечающие за эту сферу на предприятиях, столкнулись с серьезными вызовами. Ситуация усложнилась также тем, что многие отели и рестораны ориентированы на систему снабжения, уделяя, по сути, внимание только транзакционным операциям. При этом команды обладают только общим представлением и базовыми навыками о полноценной стратегически ориентированной системе закупок.
О необходимости и перспективах развития системы закупок в гостеприимстве Фронтдеск.ру решил поговорить с Ольгой Каненковой, Президентом Ассоциации Профессионалов по Управлению Закупками (далее АРРМ). Мы вместе попытались кратко описать текущую ситуацию в сфере закупок, обобщить главные проблемы и вызовы, стоящие перед бизнесом, а также возможности по совершенствованию процессов и привлечению лучших практик.
История вопроса
Для того, чтобы закупки были по-настоящему эффективными, недостаточно просто представлять, что и в каких количествах закупить для гостиницы или ресторана. Не менее важные вопросы – не только «где», «у кого», «на каких условиях» и «как именно закупить», но и как выстроить грамотные долгосрочные отношения с партнерами-поставщиками, как определиться с альтернативами, и еще с десяток разных «как». В этом смысле российская сфера закупок, особенно в cегменте HoReCa, существенно отстает от лучших мировых практик, и перед нами еще очень большой путь развития.
«То, что в мире создано и выстроено за долгие десятилетия, мы в России только начинаем осваивать, - делится Ольга Каненкова, Президент АРРМ. – К счастью, с уходом международных гостиничных брендов страну не «покинул» их опыт и грамотные закупки в HoReCa, которые выстраивали именно сотрудники западных компаний, теперь перешли – или переходят – в российские гостиничные сети, сохранив знания и практики этого мирового опыта, и способность его внедрить уже в отечественных компаниях».
Для развития данной сферы прикладываются определенные усилия, например, «ПИР Экспо» и компания Big Tree с этого года начали проводить регулярные деловые мероприятия для закупщиков в сфере HoReCa в рамках проекта «Завтрак отельера». Теперь же в сотрудничестве с АРРМ запускаются образовательные проекты, проводятся встречи Комитета по закупкам HoReCa, а также реализуются другие проекты.
Ассоциация Профессионалов по Управлению Закупками (АРРМ) — первая российская организация, основанная в июне 2014 года группой энтузиастов – менеджеров по закупкам, предоставляющая возможности для повышения эффективности российского бизнеса через профессиональное развитие функции закупок и сотрудников подразделений. В настоящее время Ассоциация объединяет специалистов по закупкам более 300 компаний практически из всех отраслей российского бизнеса.
Одним из фокусов развития АРРМ является сегмент HoReCa, в который Ассоциация инвестирует существенный объем своих ресурсов и экспертизы, проводя проекты обучения и консалтинга.
С какими вызовами сталкивается сфера закупок
«Если говорить о ситуации на рынке в целом, вне сегмента HoReCa, порядка 70% компаний в стране не придают особого значения функции закупок и не считают роль закупок важной для своего бизнеса. Из оставшихся 30% порядка 10% - компании-лидеры рынка в разных отраслях, и порядка 20% - «те, кто идет за лидерами»: понимают, что надо что-то менять, но, пока не знают как – только ориентируются на опыт коллег. Однако сам уровень зрелости функции закупок в стране недостаточно высок.
Когда мы, как Ассоциация, впервые шагнули в область HoReCa и начали работать с поставщиками – обнаружились две особенности: с одной стороны, крайне мало зрелых поставщиков, тех, кто способен поставлять качественный продукт в нужное время за оптимальные деньги. С другой – этот уровень сервиса особо никто и не требует. Возможно, потому, что весьма небольшое количество закупщиков могут качественно составить запрос – не говоря о том, чтобы выстроить с поставщиками долгосрочные отношения, ключевой акцент в запросах – это цена.
А ведь HoReCa – это очень «чувствительный», как мы называем, сегмент бизнеса: он связан со здоровьем человека и с эмоциональным восприятием, причем в прямом смысле. Например, в высоко позиционирующем себя ресторане недостаточное внимание к ингредиентам может свести на нет все усилия). Так и в отеле: «средненькое» полотенце или уже не махровый халат наводит клиента 5* гостиницы на мысль «а правильно ли я выбрал отель?». Так что закупка не четко сформулированного в Техническом Задании продукта и не соответствующего уровню компании качества способна легко привести не только к подмоченному реноме, но и к потере доли рынка, и даже к потере бизнеса в целом».
Примеры неудачных решений
«Причем незрелость российского рынка закупок – отнюдь не в том, что в ресторанах и отелях работают плохие специалисты. Тот же шеф-повар может быть идеален, но он некомпетентен как закупщик. А плохо то, что руководство отеля, а тем более инвесторы и акционеры, это зачастую не осознают, и идут у него на поводу по причине: «он специалист и знает, как лучше».
Например, приходит повар и приносит заявку на определенное оборудование. А те люди, которые принимают заявку, к сожалению, не способны грамотно ее проанализировать. Например, задать вопросы: а что ты собираешься печь в этой духовке, с какой производительностью, сколько круассанов планируешь «выдавать» каждое утро? Зачем к тому, что ты назвал, тебе еще опция гриля, опция хлебопечки и 25 дополнительных кнопок? Ответ «я еще не знаю, что планирую готовить» — вот вам и черная дыра, куда улетают ваши деньги…
И ладно повар - редко кто вообще просчитывает расходы на жизненном цикле продукта – той же самой плиты или любого другого оборудования! Кто, как и по какой цене будет ее обслуживать, где, когда и с какой частотой брать расходные материалы и запчасти… Вот кто из рестораторов и отельеров знаком с подходом Total Cost of Ownershıp («Общая Стоимость Владения» - TCO), который применим к закупке любого агрегата? Почти наверняка – большие сети. А остальные? Они не хотят знать ежегодные расходы и риски при эксплуатации и сравнить их – ДО покупки? А ведь это деньги акционеров и маржинальность вашего бизнеса!
Знать цену и характеристики для принятия решения о покупке мало. Нужна точная информация о расходах и их объем на весь жизненный цикл этого оборудования – например, 5-7 лет, до списания и/или продажи. Именно эти расходы составляют так называемый «ледяной киль» или подводную часть айсберга, размер которых может доходить до 90% от стоимости приобретения.
Как закупщики мы обязаны получить эту информацию у производителя/дистрибьютора. Но кто это делает на практике?
Пример: на выставке «ПИР Экспо» я собирала информацию по конкретному оборудованию, рассказывает Ольга, – опросила троих поставщиков - удивление в глазах, а четвертый ответил: «Вы – первые, кто нам такие вопросы задает». А почему? Не привыкли, этого нет в практике рынка. И поставщику, конечно же, выгодно продавать более «дешевый» товар, без всякого сравнения …Год гарантии закончится, и ..трава не расти .. А зрелых, толковых закупщиков – не больше 7%, к сожалению. И наша задача – как можно скорее повысить их число и компетенции.
Двигаться как раз по пути донесения информации, развития этой профессии в области HoReCa – с целью развития не только бизнеса в целом, но и «образования» поставщиков. Ведь у «дешевого» продукта есть более дорогой конкурент, и тут подход TCO как раз ему в помощь!
То есть, речь не о закупках ради закупок, а о закупках ради повышения эффективности российского бизнеса».
Что мешает развитию
Сказывается и устойчивая консервативность сферы, неготовность к переменам без воздействия внешних факторов: «Сначала пандемия, потом ситуация с СВО – так что 2020-2022 годы вынужденно придали очень сильный толчок российскому бизнесу. Руководство начало наконец понимать, что очень многие вещи – товары, запчасти и т.д. – не будут в свободном доступе только потому, что «они всегда были в продаже». А они должны быть. Значит, что? Нужно развивать закупки, в том числе с помощью сильных закупщиков. Закупщики же развивают поставщиков – впрочем, как и «наоборот».
А качественным поставщиком для ваших ключевых закупочных категорий способен быть только поставщик-партнер. Ведь мы хотим иметь стабильный, прогнозируемый бизнес. Разовое «найди нам что-то срочно» не приведет к гибкости и стабильности: это – вариант «у меня есть то-то за 5 рублей, или покупай, или до свидания».
Крайне важен понимающий, гибкий поставщик-партнер, с кем ты работаешь долгое время, с кем реализуешь стратегическое развитие определенной категории закупок, и стабильно покупаешь у него то, от чего зависит финальное качество твоего продукта.
Опять же, на простом примере: гости «идут» на ваши фирменные сырники. И вы не можете себе позволить каждый день покупать творог у разных продавцов, сегодня – у одного, завтра по случаю – у другого: ведь клиентам важен строго определенный вкус. Поэтому нужны стабильность во времени – и уверенность в поставщиках. Это позволит вам быть эффективнее - и развиваться быстрее. И в этом, в частности, мы АРРМ, как партнеры с «ПИР Экспо» видим свою ключевую миссию: развитие уровня закупок до уровня Партнеров в бизнесе.
Ведь это – дорога «с двусторонним движением»: грамотный механизм закупок с налаженными связями с поставщиками помогает: а) продавать лучше, б) становиться эффективнее, в) применять инновации, г) развиваться. Ведь, как показала практика, именно поставщики-партнеры в более развитых, с точки зрения закупок, сферах бизнеса приносят суперинтересные инновационные решения в вашу компанию, помогая вам расти.»
Сказывается и устойчивая консервативность сферы, неготовность к переменам без воздействия внешних факторов: «Сначала пандемия, потом ситуация с СВО – так что 2020-2022 годы вынужденно придали очень сильный толчок российскому бизнесу. Руководство начало наконец понимать, что очень многие вещи – товары, запчасти и т.д. – не будут в свободном доступе только потому, что «они всегда были в продаже». А они должны быть. Значит, что? Нужно развивать закупки, в том числе с помощью сильных закупщиков. Закупщики же развивают поставщиков – впрочем, как и «наоборот».
А качественным поставщиком для ваших ключевых закупочных категорий способен быть только поставщик-партнер. Ведь мы хотим иметь стабильный, прогнозируемый бизнес. Разовое «найди нам что-то срочно» не приведет к гибкости и стабильности: это – вариант «у меня есть то-то за 5 рублей, или покупай, или до свидания».
Крайне важен понимающий, гибкий поставщик-партнер, с кем ты работаешь долгое время, с кем реализуешь стратегическое развитие определенной категории закупок, и стабильно покупаешь у него то, от чего зависит финальное качество твоего продукта.
Опять же, на простом примере: гости «идут» на ваши фирменные сырники. И вы не можете себе позволить каждый день покупать творог у разных продавцов, сегодня – у одного, завтра по случаю – у другого: ведь клиентам важен строго определенный вкус. Поэтому нужны стабильность во времени – и уверенность в поставщиках. Это позволит вам быть эффективнее - и развиваться быстрее. И в этом, в частности, мы АРРМ, как партнеры с «ПИР Экспо» видим свою ключевую миссию: развитие уровня закупок до уровня Партнеров в бизнесе.
Ведь это – дорога «с двусторонним движением»: грамотный механизм закупок с налаженными связями с поставщиками помогает: а) продавать лучше, б) становиться эффективнее, в) применять инновации, г) развиваться. Ведь, как показала практика, именно поставщики-партнеры в более развитых, с точки зрения закупок, сферах бизнеса приносят суперинтересные инновационные решения в вашу компанию, помогая вам расти.»
Мифы сферы закупок и … реальность
Еще один момент: популярный миф – о том, что с ходом времени, а заодно с инфляцией, закупка необходимых товаров будет становиться все дороже. Отнюдь!
«То, что мы как Ассоциация стараемся донести: закупки – это не черная дыра, куда приходится вливать с каждым месяцем все больше денег, и год от года закладывать на это все больший бюджет, потому что «раньше на то же самое нужно было 100 миллионов, теперь – 120. А что вы хотите? Инфляция!» И несчастный собственник или акционер, вздыхая, открывает кошелек…
Мы же говорим – нет! Закупками каждой категории МОЖНО и НУЖНО управлять, в том числе удешевлять их, если грамотно выстроить, подобрать пул поставщиков. А не заставлять их раз от раза участвовать в банальных тендерах по определенным категориям. Ведь есть разные инструменты: по одним категориям товаров нужно только долгосрочное сотрудничество с проверенными продавцами – если вам нужно, к примеру, строго определенное молоко с заданным процентом жирности, которое должно взбиваться именно так, а не иначе… Бывают и товары, которые создаются специально под нужды вашей компании – это уже называется «сложной спецификацией», там свои инструменты. А в третьем сегменте – где, например, очень много альтернатив, большая конкуренция, продукт «гостирован», и/или присутствуют товары-заменители – там можно делать спотовые закупки или использовать ЭТП. Это – разные типы управления разными закупочными категориями. Их просто надо знать, и по каждому типу создавать свой пул поставщиков. И работать с ними».
Платформа общения – залог развития сферы
И последний вопрос – тут возвращаемся к началу: «как»? Как находить, как отбирать, как проверять? Вот тут-то сфере HoReCa и поможет «творческий тандем» АРРМ и «ПИР Экспо» при поддержке Big Tree и Frontdesk.ru. Помимо уже запланированного регулярного обучения – курсов и т.д. – запланировано очень многое: «В первую очередь мы хотим создать платформу нетворкинга для закупщиков, это раз. Два – платформу для общения поставщиков и закупщиков, где можно будет транслировать поставщикам требования всего рынка, требования закупок HoReCa в целом, чтобы выстроить стабильный рынок безотносительно влияния внешних факторов, политических в том числе. Там планируем обучать поставщиков, делиться с ними информацией.
Ну и третье - очень важная составляющая успеха – мы запланировали полноценное общение с собственниками бизнеса, акционерами и т.д., которые смогут выстроить грамотный диалог со всеми остальными сторонами. Главное, что мы хотим донести, в каком-то смысле даже «достучаться»: Коллеги! Хотите иметь эффективный бизнес – организуйте у себя эффективные закупки. Потому что при грамотном подходе (какой и должен быть в идеале) отдел закупок – это не «средоточие затрат»: это ваш центр прибыли. И мы готовы помочь вам ее генерировать».
Нам еще предстоит столкнуться со многими препятствия на пути развития сферы закупок, так как наряду с несистемным подходом к данной сфере, вопрос кадров также будет тормозить развитие, однако объединение отрасли позволит ускорить процесс, а также транслировать лучшие практики организации закупок в большее число отелей и ресторанов.