В условиях быстро меняющегося бизнес-окружения и постоянных вызовов рынка, компаниям приходится не только адаптироваться, но и активно совершенствовать стратегии и процессы.В интервью Татьяна Брюховецкая, менеджер по сервисным и маркетинговым закупкам ООО «Масленица» поделилась опытом адаптации закупочных процессов компании.
Какие изменения произошли в закупочных процессах компании ООО «Масленица»?
С удовольствием поделюсь. После того, как наша компания перестала быть частью БУНГЕ, некоторые процессы конечно претерпели изменения. Отдел закупок это тоже коснулось, хотя надо отметить, что изменения начались гораздо раньше, еще с начала пандемии и продолжились после февраля 2022 года. Прежде всего работа велась в области импортозамещения. Коллеги из отдела закупок, которые занимаются обеспечением поставок импортного оборудования и запасных частей для нашего завода, активно стали рассматривать российских поставщиков, что привело к существенным экономиям, особенно в условиях изменчивости рынка. Ясно, что сложностей много и работы впереди тоже много, но тем не менее. Могу привести пример из собственной практики. В конце февраля 2022 года, один крупный поставщик АйТи оборудования отказался поставлять заказ по уже подписанному контракту. Просто заблокировал заказы в своей системе для РФ, в том числе и для нас. Запрос был перенаправлен на внутренний рынок, но цены взлетели в 4 раза на требуемые модели, плюс при этом отмечался дефицит. Мы решили не поддаваться панике, выждали 3-4 месяца и в итоге получили оборудование с существенной скидкой.
Какие задачи решаете в рамках закупок и своей деятельности в компании?
Я работаю в компании ООО «Масленица» с 2011 года, ранее известной как ООО «БУНГЕ СНГ». Мой периметр задач, в течение 12 лет, включал в себя проведение тендеров, поиск новых поставщиков, переговоры и получение лучших условий как по текущим, так и по новым контрактам. Работа распределялась равномерно по таким направлениям как: АХО, Маркетинг, Логистику, АйТи, HR. В последнее время произошли изменения, мой фокус сместился в сторону информационных технологий и логистики, здесь появились дополнительные крупные и очень интересные проекты, задачи. В АХО также остались ряд направлений: мобильная связь, лизинг автомобилей для сотрудников и ТО, топливные карты, корпоративное такси, архивация, курьерская служба, трэвел, клининг и другое.
Какие процессы закупок в компании цифровизированы?
До начала 2023 года у нас было цифровизировано если не все, то большинство бизнес процессов. После того, как мы стали ООО «Масленица» пришлось заново внедрять новые системы, охватывая финансовый блок, производственный, логистический, блок продаж, закупок. Планы на цифровизацию простираются на два-три года вперед.
С какими трудностями вы сталкиваетесь в закупочном процессе?
Начиная с периода пандемии мы, как и многие другие компании, столкнулись с рядом сложностей, затрагивающих наши закупочные процессы. Например, в моем периметре, в тот момент, возникли серьезные трудности при приобретении корпоративного транспорта в лизинг, что ранее было стандартной практикой. О дефиците поставок автомобилей европейских марок на наш рынок, думаю все знают. Далее, когда добавились санкции, все импортные поставки испытывают дополнительные сложности. Как следствие, дефицит ввозимых товаров привел к росту цен. Кроме того, наблюдается серьезный дефицит рабочей силы, что также приводит к росту стоимости товаров и услуг. В моем периметре данный факт особенно сильно сказывается на логистике, стоимость перевозок по всем направлениям неуклонно растет.
Импортозамещение и поиск новых поставщиков стали неотъемлемой частью общей стратегии. В условиях экономической нестабильности, нам приходится приспосабливаться к изменениям и преодолевать сложности, при этом соблюдая внутренние процедуры компании. Проведение тендеров и заключение контрактов стало более сложным процессом, так как зачастую, поставщики отказываются фиксировать цены даже до окончания тендерного периода, не говоря уже про более длительный срок, когда речь заходит о годовых соглашениях.
Кроме того, автоматизация процессов внутри компании еще не завершена. Могу сказать, что на фоне существующих изменений в части цифровизации закупочных процессов, относительно тех, что были у нас раннее, в том числе процессах одобрения и согласования заказов в системе — стало больше времени уходить на рутинные, операционные процессы. Все эти факторы подчеркивают актуальность доработок. А также, возможно в будущем, наш закупочный процесс будет еще более цифровизирован и связан с другими модулями удобными логическими цепочками.
Импортозамещение и поиск новых поставщиков стали неотъемлемой частью общей стратегии. В условиях экономической нестабильности, нам приходится приспосабливаться к изменениям и преодолевать сложности, при этом соблюдая внутренние процедуры компании. Проведение тендеров и заключение контрактов стало более сложным процессом, так как зачастую, поставщики отказываются фиксировать цены даже до окончания тендерного периода, не говоря уже про более длительный срок, когда речь заходит о годовых соглашениях.
Кроме того, автоматизация процессов внутри компании еще не завершена. Могу сказать, что на фоне существующих изменений в части цифровизации закупочных процессов, относительно тех, что были у нас раннее, в том числе процессах одобрения и согласования заказов в системе — стало больше времени уходить на рутинные, операционные процессы. Все эти факторы подчеркивают актуальность доработок. А также, возможно в будущем, наш закупочный процесс будет еще более цифровизирован и связан с другими модулями удобными логическими цепочками.
После всех событий, какие изменения в закупках оказались наиболее эффективными?
Как я уже говорила выше, импортозамещение в закупках оказалось успешным. А если говорить с точки зрения изменений в работе закупщика, то адаптация к новым, быстро меняющимся условиям, так сказать работа в условиях турбулентности, вывела на первый план такие качества, как: многозадачность, возможность оперативной и правильной реакции на различные ситуации, гибкость. Кроме того, нужно всегда отслеживать ситуацию в целом, что происходит в стране, в мире и быть компетентным в смежных областях. Например, мы тесно сотрудничаем с нашим налоговым отделом, поэтому всегда в курсе изменений и новых требований ФНС для работы с поставщиками. Работа именно с надежными партнерами стоит во главе угла, поэтому закупщик осуществляет запрос и проверку документов у поставщиков и согласовывает того или иного подрядчика с СБ, юридической и налоговой службами, чтобы избежать финансовых рисков, связанных с несоблюдением обязательств поставщиками или неуплатой налогов и другими. Сейчас стало ясно, что следить за экономическими и политическими новостями, новыми законами важно при планировании годового бюджета на следующий год. Мы активно проводим анализ тенденций, закладываем высокий и низкий сезоны, учитываем изменения в стоимости на ГСМ, расходы на транспорт, изменения в части МРОТ и прочее. Часто просим наших партнеров помочь, предоставить нам экспертную оценку по своей отрасли, поделиться прогнозами и видениями на будущий период. Таким образом, закупки оказывают помощь бюджетодержателям для более точного планирования расходов на следующий год. Все эти факторы побуждают нас постоянно анализировать и подстраиваться, чтобы оставаться впереди и успешно справляться с новыми вызовами.
Скажите, на какому уровне качество импортозамещенной продукции?
В результате переориентации на российских поставщиков возможны экономии при сохранении достойного качества продукции. Каждый раз это большая работа, поскольку не всё можно заменить со стопроцентной точностью. Отличная ситуация складывается тогда, когда можно протестировать оборудование перед покупкой, либо собрать референсы от компаний у которых оно уже установлено. Времени прошло не так уж много, часть вопросов закрыто, часть предстоит решить. Также стоит отметить следующий положительный момент. Ранее у нас были, в том числе, Глобальные поставщики с жестко закрепленными ценами. Контракты подписывались категорийными менеджерами где-то в наших Европейских офисах, далее нам спускались поставщики и условия, по которым мы вынуждены были работать в РФ. У нас тогда не было возможности выбирать другого подрядчика, хотя стоимость глобальных контрактов могла быть выше среднерыночных. Теперь же мы можем выбирать наиболее выгодные предложения на рынке по данным видам закупок.
Какими способами вы искали, может быть продолжаете искать поставщиков, закрывающих европейский сегмент, и какие способы оказались эффективными?
Лично я сейчас не ищу поставщиков на Европейских рынках, но в принципе всех новых поставщиков мы находим через представительства, выставки, конференции, интернет, а некоторые поставщики сами нас находят. Некоторые иностранные поставщики из моего пула адаптируются, преобразовываясь из бывших представительств международных компаний в Российские. Новые поставщики также активно выходят на наш рынок в ответ на спрос и предложение через участие в профильных выставках и конференциях. В качестве иллюстрации можно привести пример крупнейшей международной выставки по логистике, которая проходила примерно через полтора месяца после событий февраля 2022 года. В этот момент появились представители новых перевозчиков из таких стран как Иран, Белоруссия, Китай, Армения, Турция, Казакстан, Узбекистан, которые уже предлагали готовые решения и новые маршруты в обход введенных против РФ санкций, само собой с соблюдением всех действующих законов. Этот тренд охватывает все сферы и направления.
Как ваша компания устанавливает и поддерживает отношения с поставщиками?
В работе с поставщиками мы учитываем их текущее положение, опираясь на Матрицу Кралича. У нас имеются стратегические поставщики, есть уникальные и поставщики с очень большими оборотами. Работа с каждым из них строится определенным образом, учитывая вышеперечисленные факторы. С ключевыми партнерами выстраиваются долгосрочные отношения. Мы поддерживаем постоянный диалог с ними стремясь продолжать взаимовыгодное сотрудничество. Некоторые поставщики являются монополистами, в определенных сегментах, но и с ними возможно обсуждение и получение индивидуальных, приемлемых для нас условий. Со временем у нас сформировался пул поставщиков по всем направлениям, но наши потребности меняются, плюс добавляются новые, поэтому мы всегда в поиске новых надежных партнеров.
Как говорила выше, мы проводим проверку всех поставщиков, даже на разовые закупки, а также обновляем ежегодно проверку поставщиков с долгосрочными контрактами. Это позволяет нам выбирать лучших из лучших, поддерживать высокие стандарты качества и безопасности во всех сферах нашей деятельности.
Опыт закупок в компании ООО «Масленица» отражает успешную адаптацию к современным рыночным условиям. Мы усвоили уроки и получили бесценный опыт, что очень важно для успешного профессионального развития. Активная цифровизация компании, успешная стратегия импортозамещения, гибкость в работе с поставщиками и не только, позволили преодолеть вызовы и заложили основу для устойчивого развития.
Как говорила выше, мы проводим проверку всех поставщиков, даже на разовые закупки, а также обновляем ежегодно проверку поставщиков с долгосрочными контрактами. Это позволяет нам выбирать лучших из лучших, поддерживать высокие стандарты качества и безопасности во всех сферах нашей деятельности.
Опыт закупок в компании ООО «Масленица» отражает успешную адаптацию к современным рыночным условиям. Мы усвоили уроки и получили бесценный опыт, что очень важно для успешного профессионального развития. Активная цифровизация компании, успешная стратегия импортозамещения, гибкость в работе с поставщиками и не только, позволили преодолеть вызовы и заложили основу для устойчивого развития.
Татьяна Брюховецкая
Менеджер по сервисным и маркетинговым закупкам ООО «Масленица»
Менеджер по сервисным и маркетинговым закупкам ООО «Масленица»